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Tabla de Contenido

1. Usar formularios para introducir los parámetros de una consulta
2. Crear Consulta
3. Crear Formulario
4. Usar botones en los formularios
5. Insertar una imagen por cada registro
6. Insertar una imagen externa por cada registro
7. CombinarTablas
8. Usar formularios para introducir los parámetros de una consulta
9. Pasar archivos de InfoNet 1.0 (Access 1.0) a Access 97/2000/XP

Contenido

• Usar formularios para introducir los parámetros de una consulta

  Cómo se hace

  • Podemos pasar a Access los parámetros de una consulta a través de un formulario, de manera que la búsqueda le sea mucho más fácil al usuario.
  • Veremos como hacerlo mediante un ejemplo que usa una base de datos de compact disc de música.
  • Mediante un formulario, se le pedirá al usuario que elija un estilo musical de los existentes en la base de datos. Se buscarán y mostrarán los registros de CDs que pertenecen al estilo seleccionado.

  Pasos a seguir:

  • Crear una consulta en la base de datos
  • Crear un formulario en la base de datos

• Crear Consulta

  Pasos a seguir

  • Veamos como generar una consulta para la cual necesitamos que el usuario introduzca un valor del campo Estilo:
  • Vamos a la sección consultas de Access y pulsamos Crear consulta en vista de diseño.
  • Aparece la consulta que vamos a crear.
  • Agregamos la tabla/as que necesitemos para realizar la consulta. (En este caso Disco).
  • Colocamos los campos que queremos que aparezcan cuando realicemos la consulta. Por ejemplo: Titulo, Interprete y Estilo.

  Consulta en vista de diseño
  

  • En el criterio del campo Estilo introducimos lo siguiente:

  [Forms] ![Busqueda1]![Estilo]

  • Esto significa que tomará el parámetro Estilo del campo Estilo incluido en el formulario Busqueda1, que crearemos tras terminar de construir la consulta.
  • Sería útil que si el usuario no introduce ningún estilo para hacer la búsqueda, automáticamente le aparecieran todos los registros de la base de datos. Para ello debemos escribir en la sección 'O:' del campo 'Estilo' de la consulta:

  Como ([Forms]![Busqueda1]![Estilo]) & '*'

  • Es importante tener en cuenta que este comodín omite aquellos registros cuyo valor es NULO. Por ello, también es importante que nunca dejemos campos nulos en las tablas de datos, pues luego pueden aparecer errores al realizar las consultas, etc.

  Permite que el usuario deje en blanco el parámetro 'Estilo'
  

  • Podríamos hacer que también mostrara los registros que en Estilo tienen valor NULO mediante la siguiente expresión:

  Como ([Forms]![Busqueda1]![Estilo]) & '*' O Es Nulo

  • Sin embargo, esto haría que si el usuario introduce el parámetro se muestren los registros que poseen dicho parámetro, y además, los registros con valor NULO en el campo estilo.
  • Guardamos la consulta, con el nombre Inventario_CD_por_Album.

• Crear Formulario

  Pasos a seguir

  • Vamos a la sección formularios de Access y pulsamos Crear formulario en vista de diseño.
  • Aparece el formulario que vamos a crear.
  • En el cuadro de herramientas de formulario seleccionamos Cuadro de texto:
  • Pulsamos sobre el formulario y sin soltar creamos la superficie del cuadro de texto.
  • Una vez creado hacemos doble clic sobre el cuadro de texto para ver sus propiedades (o accedemos a ellas mediante el menú contextual del botón derecho del ratón).
  • En la pestaña Otras escribimos el nombre que le daremos al cuadro de texto. Si por ejemplo, en ese cuadro el usuario tiene que introducir el estilo musical, podemos llamarlo 'Estilo'. Este nombre es el que se usa en la consulta para hacer referencia a este campo.
  • Cerramos la ventana de propiedades para guardar los cambios:

  Cuadro de herramientas
  

  Propiedades de cuadro de texto
  

  
  
  • En el cuadro de herramientas de formulario seleccionamos Botón de comando:
  • Al crear al botón sobre el forulario se abre el asistente para botones de comando.
  • Seleccionamos en Categorias Otras, y en Acciones Ejecutar consulta.
  • Seleccionamos la consulta que queremos ejecutar al pulsar el botón. En nuestro caso será Inventario_CD_por_album.
  • A continuación elegimos el texto o imagen que queremos que aparezca en el botón. Nosotros pondremos el texto Buscar.
  • Introducimos un nombre para el botón, por ejemplo BtnBuscar1.
  
  
  • Ya está creado el formulario. Lo cerramos y lo guardamos con el nombre Busqueda1.
  • A partir de ahora, al ejecutar el formulario Busqueda1 se le pedirá al usuario que introduzca un estilo de música. Cuando lo introduzca y pulse el botón Buscar, automáticamente se le generará una lista con los registros de la base de datos que tienen dicho estilo.

  Propiedades de cuadro de texto
  

• Usar botones en los formularios

  Botón borrar registro

  • Permite borrar registros dentro de la vista de formulario.

• Insertar una imagen por cada registro

  Pasos a seguir

  • Podemos hacer que cada registro de una tabla tenga una imagen asociada.
  • Por ejemplo, en una base de datos de compact disc de música, sería interesante que se nos mostrara la portada de cada disco cuando veamos el informe o formulario con sus características.

  Esto lo podemos hacer de dos maneras:

  • Incrustando la imagen dentro de la base de datos Access. Este método aumenta muchísimo el tamaño de la base de datos, por lo que es poco recomendable.
  • Insertar una imagen externa por cada registro. Nos permite minimizar el tamaño de la base de datos, así como acceder fácilmente a los archivos de imágenes.

• Insertar una imagen externa por cada registro

  Pasos a seguir

  • Imaginemos que queremos mostrar la portada del disco en el formulario que muestra las características del mismo. Para ello debemos seguir los siguientes pasos...
  • En la tabla donde están las características de los discos debe existir un campo de texto donde se almacene la ubicación de la imagen de cada registro.

  En el formulario:

  • Añadimos un cuadro de texto que tome de la tabla la ubicación de la imagen para cada registro. En las propiedades del campo de texto, en la pestaña Otras, nombramos dicho campo como RutaImagen.
  • A continuación, insertamos una imagen (en realidad es un control de imagen), mediante el cuadro de herramientas o mediante el menú Insertar/Imagen. Ahí seleccionamos la ruta a la imagen. En las propiedades de la imagen, en la pestaña Otras, renombramos el control de imagen como ControlImagen.
  • Abrimos las propiedades del formulario (haciendo clic en el recuadro superior izquierdo del formulario).

  La flecha roja indica donde ha de hacerse doble clic para mostrar las propiedades del formulario
  

  • En la pestaña Eventos, pulsamos sobre AlActivarRegistro, apareciendo el símbolo '...'
  • Pulsamos sobre él y elegimos Generador de código.
  • Tras abrirse el editor de Visual Basic, añadimos el siguiente código:

  Private Sub Form_Current()
  On Error Resume Next
  Me! [ControlImagen].Picture = Me![RutaImagen]
  End Sub

  • Cerramos el editor de Visual Basic guardando los cambios y volvemos a Access.
  • Abrimos las propiedades del cuadro de texto que hemos creado, donde se incluye la ubicación a la imagen de cada registro.
  • En la pestaña Eventos, pulsamos sobre AlActualizarRegistro, apareciendo el símbolo '...'
  • Pulsamos sobre él y elegimos Generador de código.
  • Tras abrirse el editor de Visual Basic, añadimos el siguiente código:

  Private Sub Form_Current() On Error Resume Next Me![ControlImagen].Picture = Me![RutaImagen] End Sub

  • Cerramos el editor de Visual Basic guardando los cambios y volvemos a Access.
  • A partir de ahora, cuando metamos un registro nuevo, indicaremos la ubicación de su imagen asociada, apareciendo la misma al abrir el formulario con el resto de los datos.

• CombinarTablas

  Pasos a seguir

  • Normalmente si queríamos combinar dos tablas de una base de datos Access en la tabla en la que se incluye dicha relación se mostraban los campos llave o identificadores de la tabla a la cual la relacionábamos.
  • Esto resultaba realmente incomodo, ya que es difícil aprenderse de memoria cada identificador para saber a que registro nos estamos refiriendo.

  

  • Veremos un ejemplo de como mostrar el nombre de un municipio en lugar de su ID dentro de una tabla que contiene una lista de centros culturales de diversos municipios.
  
  
  
  • Para ello debemos tener la tabla de municipios y la tabla de los centros:

  

  

  • Como puede verse, en la tabla de los Centros está la referencia a la tabla de Municipios. Dicha referencia se realiza mediante el ID del municipio (cuyo valor está en el campo CodMunicipio).
  • Como podía verse en la primera imagen de este documento, en dicho campo de la tabla Centros se veían las ID de los municipios en los cuales estaba cada centro, pero eso resulta muy poco práctico, ya que como se ha dicho no nos sabemos de memoria el ID de cada municipio.
  • Para que en lugar de salir el ID salga el nombre debemos realizar una Consulta o Query. Para ello nos dirigimos a la pestaña Búsqueda una vez elegido el campo CodMunicipio en la tabla de Centros. Dicha pestaña muestra lo siguiente:

  

  • Ahora explicaremos brevemente cada casilla:
  • Mostrar control. Aquí se elige como se verán los valores de la tabla Municipios al interactuar con el campo CodMunicipio de la tabla Centros. Si elegimos Cuadro combinado no solo podremos meter el valor de un municipio ya existente en la tabla Municipios, sino que podremos añadir también nuevos municipios sin tener que abrir que abrir la tabla Municipios. Si eligiéramos Cuadro de lista no podríamos añadir nuevos municipios, sino solo los contenidos en la tabla Municipios.
  • Tipo de origen de la fila. Como vamos ha hacer una consulta debe estar seleccionado Tabla/Consulta.
  • Origen de la fila. Aquí se incluyen los comandos SQL de la consulta. Si no se está familiarizado con el SQL podemos pulsar el botón que tiene a la derecha (...), el cual nos llevará a una página de consulta de Access, donde fácilmente podremos realizar dicha consulta.

  

  • Para hacer la consulta debemos añadir la tabla Municipios, y después incluir los campos CodMunicipio (el ID del municipio) y Nombre (nombre del municipio), ordenando los resultados de la consulta de manera ascendente por el nombre.
  • Pero ¿que conseguimos con esta consulta?. Muy sencillo: Seleccionamos de la tabla Municipio todos sus valores con sus correspondientes ID. Después usaremos esta consulta para que cuando vayamos a meter el ID de un municipio en la tabla de Centros en lugar de dicho ID podamos ver el nombre del municipio en cuestión. Sin embargo para hacer esto aún queda por definir algunas propiedades de la Búsqueda.
  • Columna dependiente. Aquí elegimos de cual de las columnas creadas en la consulta se van a tomar los valores que se meterán en el campo CodMunicipio de la tabla Centros. En nuestro caso es la columna 1, ya que dicha columna en nuestra consulta pertenece a CodMunicipio.
  • Numero de columnas. Número de columnas que tendrá nuestra consulta. Dos en nuestro caso.
  • Encabezado de columnas. Con el elegimos que se nos muestren los encabezados de CodMunicipio y Nombre cuando vayamos a meter un valor en el campo CodMunicipio de la tabla de Centros.
  • Ancho de columnas. Aquí podemos elegir que columnas vamos a mostrar en el campo CodMunicipio de la tabla Centros cuando vayamos a meter un nuevo valor. Como nos interesa que nos muestre el nombre ponemos con ancho 0 la primera columna (que corresponde a CodMunicipio) y 4 cm en la segunda (Nombre). Si quisiéramos ver también el valor de CodMunicipio podemos dar un valor mayor de cero a la primera columna.
  • Ancho de la lista. El ancho que tendrá la lista al introducir un dato en el campo CodMunicipio de la tabla Centros.
  • Limitar a lista. Limita el tamaño de la lista a la tabla de Municipios.

  

  • Una vez establecidas todas estas propiedades de la búsqueda ya podremos ver el nombre del municipio en lugar de su ID cuando vayamos a meter un valor en CodMunicipio en la tabla Centro.
  • Sin embargo ha de quedar claro que lo que de verdad queda incluido en dicho campo es el ID del municipio, no su nombre. El nombre solo lo muestra para que no tengamos que aprendernos los ID de cada Municipio.

• Usar formularios para introducir los parámetros de una consulta

  Cómo se hace

  • Podemos pasar a Access los parámetros de una consulta a través de un formulario, de manera que la búsqueda le sea mucho más fácil al usuario.
  • Veremos como hacerlo mediante un ejemplo que usa una base de datos de compact disc de música.
  • Mediante un formulario, se le pedirá al usuario que elija un estilo musical de los existentes en la base de datos. Se buscarán y mostrarán los registros de CDs que pertenecen al estilo seleccionado.

  Pasos a seguir:

  • Crear una consulta en la base de datos
  • Crear un formulario en la base de datos

• Pasar archivos de InfoNet 1.0 (Access 1.0) a Access 97/2000/XP

  Pasos a seguir

  • Para realizar la conversión necesitamos tener instalado Access 2.0, ya que no se pueden importar datos de Access 1.0 desde Access 97/2000/XP.
  • Renombramos el archivo de Infonet .net a .mdb.
  • Abrimos Access 2.0 y creamos una nueva base de datos vacía.
  • En el menú Archivo seleccionamos Importar.
  • Seleccionamos Microsoft Access como origen de datos.
  • Indicamos la base de datos origen (Es decir, el archivo .net que renombramos a .mdb).
  • Se nos abre una ventana para que indiquemos que objetos de la base de datos origen queremos importar. Importamos todas las tablas del origen. Solo puede hacerse una a una.
  • Guardamos la base de datos que hemos creado en Access 2.0 con las tablas importadas.
  • Abrimos la base de datos creada en Access 2.0 con Access 97/2000/XP y elegimos Convertir cuando nos pregunte si la abre o la convierte a una versión más reciente de Access.